CirebonersID – Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi menetapkan platform ASN Digital sebagai “lemari digital” bagi seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN). Melalui kebijakan ini, ASN diwajibkan mengelola seluruh dokumen dan arsip kepegawaian dalam bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS), dan BKN tidak lagi menerima arsip fisik.
Kepala BKN, Zudan Arif Fakrulloh, menegaskan bahwa kebijakan tersebut merupakan langkah strategis dalam mendorong transformasi digital birokrasi secara nasional.
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” ujar Zudan, dikutip Selasa (6/1/2026).
Kebijakan ini mencakup seluruh siklus hidup arsip ASN, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Arsip ASN dibagi menjadi dua kategori, yakni Arsip Utama dan Arsip Kondisional.
Arsip Utama meliputi dokumen penting seperti Daftar Riwayat Hidup (DRH), Surat Keputusan (SK) CPNS dan PNS, riwayat pendidikan, kepangkatan, jabatan, hingga riwayat pendidikan dan pelatihan. Sementara Arsip Kondisional mencakup dokumen yang bersifat situasional, seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara. Seluruh arsip tersebut wajib tersedia dalam format digital.
Zudan menjelaskan, arsip yang lahir secara digital dari sistem seperti Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) akan otomatis tersimpan di DMS. Adapun dokumen yang tidak dihasilkan dari SIASN, seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan, menjadi tanggung jawab instansi dan ASN untuk mengunggahnya secara mandiri melalui DMS atau aplikasi MyASN.
“Dokumen-dokumen tersebut harus dipastikan telah tersimpan di Lemari Digital ASN agar dapat dimanfaatkan secara optimal dalam layanan manajemen kepegawaian,” jelasnya.
Untuk menjamin keamanan arsip digital ASN, BKN melengkapi DMS dengan sistem pengamanan berlapis, termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses secara real-time. Selain itu, mekanisme penyusutan arsip juga dilakukan secara digital.
Arsip dengan status “Punah” akan memasuki masa inaktif selama satu tahun sebelum ditetapkan sebagai “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus arsip digital ASN secara permanen. Skema ini diterapkan untuk memastikan keberlanjutan arsip sebagai aset strategis negara.
DMS dikembangkan sebagai Lemari Digital ASN yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh instansi pemerintah. Sistem ini diharapkan mampu mempercepat dan mempermudah proses layanan manajemen ASN agar lebih efisien, efektif, dan optimal.
Dengan integrasi nasional melalui DMS, arsip ASN dapat diakses dengan mudah dari mana saja serta terlindungi dari risiko kehilangan atau kerusakan fisik akibat kelalaian, bencana alam, kebakaran, banjir, maupun faktor lingkungan lainnya.
Kebijakan ini sekaligus memperkuat perlindungan arsip ASN sebagai aset negara serta mengoptimalkan pemanfaatannya dalam mendukung layanan manajemen ASN dan pengambilan keputusan berbasis data.
